1 2 procesů v e-shopu, které můžete automatizovat hned teď

Provoz e-shopu není jen o přijímání objednávek. Každý den řešíte platby, faktury, sklad, expedici, dostupnost zboží, komunikaci se zákazníky nebo doklady od dodavatelů.

Spoustu těchto činností ale není nutné dělat ručně. Pokud je e-shop dobře propojený s POHODOU, mnoho opakujících se úkonů lze automatizovat — od změn stavů objednávek až po vystavování dokladů, upomínky nebo práci se skladovými zásobami. BSSHOP umí například automatizovaně měnit stavy objednávek podle toho, zda je zboží skladem, připravené k expedici, čeká na platbu nebo na naskladnění. Na tyto stavy lze navázat e-mailové či SMS notifikace.

Automatické stavy objednávek  

Místo ruční kontroly každé objednávky může systém sám vyhodnotit, v jakém stavu se objednávka nachází. Například pozná, že je objednávka kompletně skladem, čeká na platbu, je připravena k expedici nebo připravena k osobnímu odběru. U objednávek je v POHODĚ zároveň možné zobrazovat přehledné štítky jako „Čeká na platbu“, „Připraveno k expedici“, „Připravit k odběru“ nebo „Expedováno“. Na tyto stavy lze navázat automatické e-mailové nebo SMS notifikace.

Přínos:
Vaši lidé nemusí ručně hlídat každou objednávku. Systém jim sám napoví, co se má stát dál.

Automatické vystavování a rozesílání dokladů 

U objednávek placených předem lze automaticky vytvořit zálohovou fakturu podle nastavených pravidel. Například u platby převodem se může zálohová faktura vystavit automaticky hned po vytvoření objednávky. U online plateb naopak až ve chvíli, kdy je objednávka skutečně zaplacena. Stejně tak lze automatizovat i rozesílání PDF dokladů zákazníkům. PDF dokumenty mohou vycházet z tiskových sestav v POHODĚ a zákazník je může obdržet e-mailem nebo si je stáhnout po přihlášení přímo v e-shopu.

Přínos:
Méně ruční administrativy, rychlejší práce s doklady a menší riziko chyby při vystavování nebo odesílání faktur.

Automatické načítání avíz z banky a párování plateb

Pokud zákazník platí převodem, často je potřeba kontrolovat, zda už platba dorazila. To ale nemusí dělat člověk ručně. Systém může načítat avíza z banky v POHODĚ, párovat platby s objednávkami a podle toho měnit jejich stav.

Přínos:
Odpadá ruční kontrola bankovního účtu a objednávky se mohou rychleji posunout k expedici.

Upomínky neuhrazených a nevyzvednutých objednávek

Ne každý zákazník zaplatí objednávku hned. Někdo zapomene, někdo platbu odloží a někdo objednávku nedokončí. Automatická upomínka může zákazníkovi po určité době připomenout, že jeho objednávka stále čeká na úhradu. Podobně lze připomínat i nevyzvednuté osobní odběry — například ve chvíli, kdy je objednávka připravena k vyzvednutí, ale zákazník si ji několik dní nevyzvedl.

Přínos:  
Zvýšíte šanci, že zákazník objednávku doplatí nebo vyzvedne, aniž by ho musel někdo ručně kontaktovat.  

 

Automatické stornování neaktivních objednávek

Některé objednávky zůstávají dlouho nezaplacené nebo dlouho připravené k vyzvednutí. Ruční hlídání těchto případů je zbytečně pracné. Automatizace může po nastaveném počtu dní objednávku stornovat — například pokud je stále nezaplacená nebo pokud si ji zákazník nevyzvedl. Tuto logiku lze nastavit podle konkrétních podmínek.

Přínos:
E-shop se automaticky čistí od objednávek, které už pravděpodobně nebudou dokončeny.

Automatický import dokladů do POHODY

Pokud ručně přepisujete faktury, příjemky nebo jiné doklady od dodavatelů do POHODY, jde o ideální proces pro automatizaci. Doklad stačí uložit do určené složky, případně jej systém může automaticky stáhnout od dodavatele. Následně se data zpracují a naimportují přímo do POHODY. Tímto způsobem lze automatizovat například práci s přijatými fakturami, příjemkami nebo dalšími typy dokladů.

Přínos:
Méně ručního přepisování, rychlejší zpracování dodavatelských dokladů a nižší riziko chyb v účetních nebo skladových datech.

Chytrá rezervace zboží podle pořadí objednávek

U skladových položek je důležité vědět, pro koho je zboží skutečně rezervované. Jinak může vzniknout chaos — hlavně ve chvíli, kdy je položek málo a objednávek hodně. BSSHOP umožňuje inteligentní rezervaci , kdy jsou skladové položky rezervovány podle pořadí přijatých objednávek. U položek objednávky lze zároveň zobrazovat informace o dostupnosti, stavu zásob, rezervacích nebo chybějícím množství.

Přínos:
Lepší přehled o dostupnosti zboží a férovější práce s objednávkami podle jejich pořadí.

Automatické importy od dodavatelů

Pokud pracujete s daty od dodavatelů, nemusíte produkty, ceny a dostupnost aktualizovat ručně. Importy mohou automaticky zpracovávat různé zdroje dat — XML, CSV, Excel nebo individuální podklady. Systém může zakládat nové produkty, aktualizovat změněné položky a stahovat z nabídky produkty, které už dodavatel nemá. U složitějších případů lze využít také agregaci dodavatelských dat a vybírat preferovaného dodavatele například podle dostupnosti nebo nejnižší nákupní ceny.

Přínos:
Aktuálnější nabídka, méně ruční práce a menší riziko, že prodáváte zboží, které už dodavatel nemá.

AI asistent jako virtuální prodavač na e-shopu

Automatizace dnes nemusí pomáhat jen uvnitř firmy. Může pomáhat i přímo zákazníkům při nákupu. Nákupní AI asistent je chatovací pomocník vestavěný do e-shopu, který komunikuje se zákazníkem přirozeným jazykem. Funguje podobně jako virtuální prodavač — ptá se na požadavky, vyhledává vhodné produkty, doporučuje alternativy, může vložit produkt do košíku a pomoci zákazníkovi dokončit objednávku. Zákazník se ho může zeptat na produkty, informace z e-shopu, stav konkrétní objednávky nebo údaje ze svého uživatelského účtu. Asistent má k dispozici vybrané nástroje pro práci s daty e-shopu, například katalog, košík nebo informační stránky. Zároveň je vhodné jasně vymezit, k čemu určený není. Neslouží ke změnám objednávek, individuálním výpočtům ani k dotazům mimo e-shop.

Přínos:
Lepší zákaznická zkušenost, méně jednoduchých dotazů na zákaznickou podporu a vyšší šance, že zákazník najde správný produkt a dokončí objednávku.

Automatické reporty a notifikace

E-shop může pravidelně připravovat reporty z objednávek, zásob, adresáře nebo jiných agend. Například seznam produktů s nulovou cenou, produkty skladem, které nejsou na internetu, obraty za určité období nebo objednávky z předchozího dne včetně obrázků produktů. Reporty lze posílat automaticky e-mailem, ukládat na server nebo vystavit na URL adrese.

Přínos:  
Důležité informace dostanete automaticky, bez ručního hledání v systému.  

 

Automatické překlady produktů a kategorií

Pokud e-shop funguje ve více jazykových verzích, překlady produktů a kategorií mohou zabrat hodně času. Ruční překládání názvů, popisů, SEO titulků nebo meta popisů je pracné a u většího množství položek snadno vznikají nepřesnosti nebo neaktuální texty. Automatizace tento proces výrazně zjednodušuje. Systém může automaticky překládat názvy produktů, krátké i dlouhé popisy, SEO údaje, názvy kategorií, popisy kategorií i další texty používané v e-shopu. Pro překlady lze využít různé nástroje, například OpenAI, Google Translate nebo DeepL.
Překlady mohou sloužit jako první návrh ke kontrole, nebo je lze u jednodušších textů používat automaticky podle nastavených pravidel.

Přínos: 
Rychlejší příprava jazykových mutací e-shopu, méně ruční práce a jednodušší správa vícejazyčného sortimentu.  

 

Automatické generování dárkových poukazů po zakoupení

Dárkové poukazy jsou oblíbené hlavně v období Vánoc, narozenin nebo jiných příležitostí, kdy zákazník potřebuje rychlý dárek. Často se ale kupují na poslední chvíli — a právě tehdy je důležité, aby je zákazník dostal co nejrychleji. Pokud zákazník zakoupí na e-shopu dárkový poukaz a rovnou jej zaplatí online platbou, může systém poukaz automaticky vygenerovat a odeslat mu jej e-mailem například ve formátu PDF k vytištění. Poukaz tak zákazník obdrží bez ručního zásahu obsluhy e-shopu. Automatizace může zároveň zajistit vytvoření unikátního kódu poukazu, jeho napojení na objednávku, odeslání zákazníkovi a případně i evidenci pro pozdější uplatnění.
Přínos:
Zákazník získá dárkový poukaz ihned po zaplacení, e-shop nemusí poukazy ručně vytvářet a celý proces funguje i mimo pracovní dobu nebo v období zvýšeného provozu.

Vytvořil: Daniel Vymlátil, dne 4. 8. 2026